Прибыль есть, денег нет: как увидеть кассовый разрыв за месяц до него

Выручка растёт, прибыль в отчёте есть, а платить аренду нечем. Это не ошибка бухгалтера и не мистика — это кассовый разрыв: деньги за проданное ещё не пришли, а платить за купленное уже пора. Прибыльное дело может закрыться от него так же, как от убытков, — потому что его не видно в отчёте о прибылях.

Прибыль и деньги — разные вещи

Модель Прибыль признаётся, когда работа сдана или товар отгружен. Деньги приходят, когда покупатель заплатил. Между этими двумя моментами живёт разрыв. Пока отсрочки маленькие, его не заметно. Когда вы начинаете работать с юрлицами, сетями или маркетплейсами, разрыв становится постоянной частью дела.

Сколько денег заморожено

Главное число — разница в днях между тем, когда платят вам, и тем, когда платите вы.

заморожено = расходы в день × (дни, через которые платят вам − дни, через которые платите вы)

Если есть склад, к разнице прибавляют дни, которые товар лежит до продажи.

Пример на круглых числах: расходы 1 050 000 ₽ в месяц, то есть 35 000 ₽ в день. Клиенты платят через 45 дней, поставщикам вы платите через 10. Разница — 35 дней. В отсрочках заморожено 35 × 35 000 = 1 225 000 ₽. На счёте 400 000 ₽ — не хватает 825 000 ₽. При этом прибыль в отчёте — 150 000 ₽ в месяц, и она ничем не поможет: разрыв про сроки, а не про суммы.

Почему рост делает хуже

Модель При той же отсрочке заморожено столько, сколько вы тратите за эти дни. Выросли продажи вдвое — вдвое выросли и расходы, и замороженная сумма. Поэтому самый опасный месяц — месяц удачного роста: крупный заказ с отсрочкой требует оплатить материалы и людей сейчас, а деньги придут через полтора месяца.

Как увидеть разрыв за месяц до него

Отчёт о прибылях этого не покажет. Нужен платёжный календарь: таблица по неделям на два-три месяца вперёд.

1. В строках — остаток на начало недели, поступления, выплаты, остаток на конец недели.
2. Поступления ставьте по датам оплаты из договоров, а не по датам отгрузки.
3. Выплаты — по датам, когда их реально надо сделать: зарплата, аренда, налоги, поставщики, кредит.
4. Неделя, где остаток на конец уходит в минус, — ваш будущий разрыв. У вас есть время что-то сделать.

Практика Обновлять календарь раз в неделю — десять минут. Это единственный отчёт, который смотрит вперёд, а не назад.

Четыре способа закрыть разрыв — от дешёвого к дорогому

1. Сократить отсрочку клиентам. Предоплата, оплата частями по этапам, скидка за раннюю оплату. Каждые десять дней отсрочки, которые вы вернули, освобождают треть месячных расходов.
2. Удлинить отсрочку у поставщиков. Договориться об оплате через 30 дней вместо 10 — обычно дешевле, чем кажется: поставщик тоже заинтересован в постоянном клиенте.
3. Проверять, кому даёте отсрочку. Самый длинный разрыв — это покупатель, который не заплатил совсем.
4. Занять. Кредит, овердрафт или факторинг закрывают разрыв, но стоят денег. Модель Сравнивайте их цену с маржой: если процент за два месяца съедает маржу по заказу, такой заказ с отсрочкой вам не нужен.

Граница метода

Расчёт в калькуляторе — средний: он предполагает ровные продажи и одинаковые отсрочки. Сезонность, разовые крупные заказы и налоговые платежи раз в квартал создают пики, которые видны только в недельном календаре.